Mise à jour du module Inventaire - Été 2021

La dernière mise à jour du module Inventaire

• inclure un nouveau privilège qui accorde des autorisations adéquates aux assistants des laboratoires de simulation,
• prendre en charge la détection des codes QR dans l'onglet Catalogue, la duplication d'éléments et l'impression de codes QR par lots,
• de prendre en charge la sélection des cessionnaires par la lecture du code QR,
• vous permettent de vérifier l'historique des transactions par élément, d'ajouter des numéros de commande aux éléments et de télécharger des documents supplémentaires dans les fiches de configuration,
• vous permettent de définir des dates de retour prévues pour les actifs,
• afficher les éléments sur les listes d'équipement et de fournitures avec plus de détails,
• être capable de vous alerter lorsque les actifs sont surréservés pour des événements.

Privilèges actualisés

L'étendue des privilèges du gestionnaire d'inventaire sera réduite afin de n'accorder que les autorisations nécessaires aux technologues ou assistants des laboratoires de simulation dans le module Inventaire.

Grâce au nouveau privilège "Gestionnaire d'inventaire", les utilisateurs peuvent

• accéder au panier et aux transactions via les onglets Catalogue et Transactions,
• effectuer des contrôles d'entrée et de sortie,
• accéder à toutes les autres parties du module Inventaire en mode lecture seule.

Un nouveau privilège Gestionnaire d'inventaire (contrôle total) sera introduit à la place de l'ancien privilège Gestionnaire d'inventaire. La version de contrôle total du privilège aura la même portée que l'ancien privilège de base.

Le nouveau privilège de contrôle total aura un rôle correspondant que vous pouvez trouver dans l'onglet Rôles dans Utilisateurs :

Identification du cessionnaire par code QR

L'identification par code QR sera prise en charge sur la page Résumé de la transaction de la fonction Panier ainsi que sur chaque fiche de configuration. Cela vous permettra de remplir la liste déroulante du cessionnaire en scannant simplement le QR-code du cessionnaire de la transaction'.

Sélectionnez un cessionnaire en scannant sa carte d'identité à la fin du processus de transaction :

Lors de l'ouverture d'une fiche de configuration pour la sortie (check-out), sélectionnez un assigné en scannant sa carte d'identité :

Amélioration des propriétés des éléments

Copier

Créez un nouvel élément vierge de la même catégorie grâce à la nouvelle fonction Copier disponible pour chaque élément dans la fenêtre Propriétés de l'élément.

Les éléments seront dupliqués avec les propriétés suivantes : chaque élément dupliqué va

• appartenir au même type d'élément que l'élément d'origine
• hériter du nom de l'élément d'origine auquel un nouveau suffixe a été ajouté
• obtenir un numéro d'identification unique et un code QR.
• avoir un statut de 0/0

Onglet Historique de l'élément

Désormais, vous pouvez obtenir l'historique des transactions des éléments individuels : le nouvel onglet Historique situé dans l'éditeur de l'élément rassemble l'historique des transactions de l'élément :

Pour les biens, la date de retour prévue de I'élément apparaît également si la "date d'échéance" a été définie lors de la sortie du bien :

Onglet Coût

Le champ Coût a été déplacé des Paramètres vers un onglet séparé, accompagné de

• une nouvelle liste déroulante pour fournir l'unité de l'élément
• un champ Description pour les notes
• et une option permettant de saisir le(s) numéro(s) de commande pour l'élément.

Amélioration de la gestion des éléments

Ouvrir des éléments par scannage sur le catalogue

Tout en restant sur l'onglet Catalogue, utilisez votre méthode préférée de scannage du code QR pour identifier votre élément en un instant. 

Après avoir scanné votre élément, son éditeur s'ouvrira immédiatement, où vous pourrez continuer à gérer les détails et les paramètres.

Impression de codes QR par lots

Imprimez les codes QR de plusieurs éléments en une seule fois pendant que vous effectuez une transaction :

Après avoir sélectionné vos éléments, cliquez sur l'icône de l'imprimante pour afficher l'aperçu des codes QR :

Date de retour prévue pour les actifs

Le nouveau champ Date d'échéance vous permet de fixer une date de retour prévue pour un bien avant de l'extraire. En indiquant une date, les cessionnaires de transactions seront informés qu'ils doivent retourner le bien à temps.

Le message de notification envoyé aux cessionnaires peut être configuré dans l'onglet Courriels du Système :

Amélioration de l'ajout rapide d'éléments

Désormais, vous pouvez sélectionner et ajouter plusieurs éléments en une seule fois à votre liste d'équipement et de fournitures en utilisant la fonction d'ajout rapide d'éléments. 

Les éléments seront répertoriés séparément en fonction de leur emplacement actuel :

Vous pouvez également obtenir un aperçu de l'élément si une image a été téléchargée dans son profil.
Survolez l'icône de la galerie pour afficher la photo de l'élément :

Amélioration de la gestion des événements

Avertissement lorsque les actifs sont surréservés

Lors de la mise en place de vos événements et de la création de fiches de mise en place, le système vous indiquera si vous avez des biens surréservés pour des événements.

Lorsque vous ajoutez le même bien par erreur

• à un même événement prévu dans plusieurs salles,
• ou à plusieurs événements se déroulant simultanément
• ou se chevauchent,

la fiche de configuration de chaque événement vous avertira de l'existence d'un conflit de réservation et vous informera de l'état actuel de l'actif :

Pour résoudre le problème, supprimez l'actif de l'un des événements et sélectionnez un autre élément.

Onglet Documents

La nouvelle fonction Documents, disponible lors des événements et des fiches de configuration, vous permet de télécharger des documents complémentaires, par exemple des guides sur la préparation de l'environnement de formation ou d'examen.

Ensuite, le cessionnaire de la transaction en charge de l'équipement peut imprimer les instructions lors de l'enregistrement des éléments pour l'événement.