Cette page vous guidera à travers les améliorations les plus importantes, les étapes de la création d'un événement virtuel et d'autres paramètres essentiels pour optimiser le flux de travail de l'ECOS virtuel :
Créez des utilisateurs avec des privilèges combinés Gestionnaire d'activité + GPR - Gestionnaire de planification et de ressources ou + GPR (contrôle total).
Avec cette combinaison, l'utilisateur peut modifier l'activité qui a été partagée avec lui en lecture et en écriture ; en même temps, il aura accès à la planification avancée.
Changements importants
1. Pages de présélection renouvelées
Les pages Présélection des cas (pour les apprenants) et Présélection des apprenants (pour les PS) contiennent de nouvelles options :
Durée de l'affichage de la page de présélection
Les pages de présélection ne sont disponibles que pour les PS et les apprenants du début à la fin de l'événement auquel ils sont assignés.
Autrement, les apprenants ne peuvent accéder à la saisie de données qu'à travers la page de sélection de cas de base où ils doivent sélectionner manuellement un cas à partir d'une liste déroulante :
Page de sélection de cas de base sans détails sur l'événement virtuel
Cela peut résulter en un remplissage accidentel de la mauvaise liste de contrôle.
En outre, les PS ne pourront pas accéder à la page de présélection des apprenants renouvelés avant ou après l'événement.
Options de réunion " démarrer/arrêter " permettant aux PS de commencer à héberger ou de terminer la rencontre virtuelle à partir de CAE LearningSpace.
Important - Comment terminer une réunion correctement
Les PS doivent terminer la réunion avec l'option Terminer la réunion pour tous dans Zoom et l'option Arrêt dans CAE LearningSpace pour permettre aux apprenants d'accéder à leur liste de contrôle post-rencontre.
Sinon, le traitement vidéo ne démarrera pas et les apprenants recevront le message suivant lorsqu'ils essaieront d'accéder à leur liste de contrôle post-rencontre :
"Vous n'êtes pas autorisé à accéder à la liste de contrôle avant la rencontre!".- Option "Rejoindre" pour les apprenants à chaque cas virtuel listé par les créneaux horaires auxquels les apprenants ont été assignés.
2. Salles virtuelles au lieu de postes de travail autorisés
Dans un environnement d'apprentissage à distance, les salles virtuelles ne peuvent pas être appliquées en tant que postes de travail autorisés puisque chaque participant à l'activité se connecte à CAE LearningSpace sur son appareil.
a. Par conséquent, certaines options de l'éditeur d'activités doivent être évitées :
- Ne limitez pas la saisie de données à des ordinateurs spécifiques sur la base de leur adresse IP ou de la terminaison de leur nom d'hôte.
Assurez-vous que le paramètre "La saisie des données est autorisée uniquement à partir de..." n'est pas coché. - Ne pas autoriser la saisie de données à partir de postes de travail autorisés manuellement.Assurez-vous que le paramètre "La saisie de données n'est permise qu'à partir de postes de travail autorisés manuellement" n'est pas coché.
b. Lors de la connexion, les PS et les apprenants ne sont pas automatiquement dirigés vers les pages suivantes:
- "Présélection des cas" (pour les apprenants) et
- "Présélection des apprenants" (pour les PS).
Cela limite la présentation de la saisie automatisée des données à ces utilisateurs.
Solution
Pendant l'événement, les PS et les apprenants doivent se rendre sur leur tableau de bord et cliquer sur "Saisie de données - PS" ou "Saisie de données" à côté de l'activité à laquelle ils participent - comme expliqué dans les guides du patient standardisé et de l'étudiant en médecine - afin d'accéder à leurs pages de présélection.
3. Traitement vidéo
CAE LearningSpace utilise le stockage en nuage de Zoom comme stockage temporaire : Les rencontres virtuelles de l'ECOS sont d'abord stockées dans l'espace de stockage de Zoom - à la fin de chaque réunion -, puis elles sont téléchargées dans le module Consultation des vidéos de CAE LearningSpace.
Important
Les enregistrements des rencontres virtuelles ne sont pas disponibles tant que le traitement vidéo n'est pas terminé.
Les enregistrements de rencontres virtuelles montrent l'hôte et le participant - le PS et l'apprenant - côte à côte.
Annotations
CAE LearningSpace ajoute des annotations aux enregistrements pour vous indiquer quand l'apprenant a rejoint la rencontre virtuelle.
Paramètres d'activité recommandés
1. Affichage des pages de présélection
Pre-Selection pages are only available for the duration of the event. Otherwise, SPs and learners can only access data entry from their basic data entry selection pages where they have to select a learner or a case from a drop-down manually.
Learners scheduled for the first or last timeslots of an event will have less time on their Case Pre-Selection pages, also SPs will not access their Learner Selection-Page to complete data entry right after their last virtual encounter.
Les pages de présélection ne sont disponibles que pendant la durée de l'événement. Sinon, les PS et les apprenants ne peuvent accéder à la saisie de données qu'à partir de leurs pages de sélection de base où ils doivent sélectionner manuellement un apprenant ou un cas à partir d'une liste déroulante.
Les apprenants planifiés pour le premier ou le dernier créneau horaire d'un événement auront moins de temps sur leurs pages Présélection des cas, et les PS n'auront pas accès à leur page Présélection des apprenants pour terminer la saisie des données juste après leur dernière rencontre virtuelle.
Solution
Pour permettre aux PS et aux apprenants d'accéder à leur Présélection avant et après un événement pendant un certain temps, définissez une "Planification du seuil relatif au temps". (Ce seuil s'applique à chaque événement créé dans votre système CAE LearningSpace)
Ce paramètre permettra aux apprenants assignés à la première et à la dernière créneaux horaires d'accéder à leurs listes de contrôle avant et après la rencontre à partir de la page Présélection des cas, afin d'éviter toute erreur de saisie de données.
Les PS peuvent également terminer leur saisie de données à partir de la page Présélection des apprenants.
Exemple
Vous avez un événement virtuel planifié à partir de 10 heures et qui se termine à 14 heures :
Dans l'état actuel de l'événement, les pages Présélection des réunions virtuelles ne sont disponibles que de 10 heures à 14 heures.
- Accédez au Système.
- Dans l'onglet Général,faites défiler la page jusqu'à l'option Planification du seuil relatif au temps:
- Réglez votre seuil de temps à 15 minutes.
- Désormais, les pages de présélection sont disponibles de 9 h 45 à 14 h 15.
Lorsque les PS et les apprenants cliqueront sur PS/Saisie de données dans leurs tableaux de bord entre ces dates, ils seront dirigés vers leurs pages de présélection mentionnées précédemment au point 1. Pages de présélection renouvelées.
Notez qu'entre-temps, les dates de début et de fin de votre événement restent les mêmes (10 h - 14 h).
2. Limiter l'accès à la "Saisie de données - Apprenant"
Même si vous vous assurez que les apprenants ont suffisamment de temps pour accéder à leurs pages Présélection des cas pendant l'événement, ils peuvent toujours accéder à la saisie de données pendant toute l'activité.
S'ils accèdent à la saisie de données en dehors de l'événement et du seuil de temps planifié, ils atterriront sur la page de sélection de cas de base sans le contexte de l'événement auquel ils sont assignés.
Solution
Alignez la durée totale de l'activité sur la durée de l'événement planifié prolongé par le seuil de planification (option Planification du seuil relatif au temps) :
De cette manière, la saisie des données ne sera possible que dans les pages Présélection.
- Planifiez votre événement virtuel (par exemple, de 10 h à 14 h).
- Set a scheduling time threshold on the Général tab in Système: Définissez un seuil de temps de planification (option Planification du seuil relatif au temps) dans l'onglet Général du Système:
Les pages Présélection seront disponibles de 9 h 45 à 14 h 15. - Allez dans le Tableau de bord, sélectionnez et ouvrez l'activité sur laquelle vous travaillez pour la modifier.
- Dans l'onglet Principes de base, adaptez la durée de l'activité entière à la durée de l'événement planifié, augmentée du seuil de temps de planification :
3. Désactiver l'accès à la liste de contrôle post-rencontre avant la rencontre virtuelle
Après avoir effectué les étapes ci-dessus, l'accès aux listes de contrôle sera limité dans le temps.
Cependant, les apprenants peuvent toujours accéder à leur liste de contrôle avant leur rencontre virtuelle sans appliquer la restriction suivante :
Solution
Sélectionnez l'option "Autoriser l'accès à la partie post-rencontre seulement après la rencontre avec les étudiants" dans l'onglet Options de l'activité.
Lorsque cette option est sélectionnée, les apprenants ne peuvent accéder à leur liste de contrôle post-rencontre qu'une fois la réunion virtuelle terminée/arrêtée par le PS dans CAE LearningSpace.
Configuration d'un événement virtuel
Créez un nouvel nouvel événement avec la planification avancée.
Important
Les rencontres virtuelles ne peuvent être configurées que dans la planification avancée.
Un seul apprenant peut participer à la fois à une rencontre virtuelle, ce qui signifie que la taille du groupe doit toujours être de 1.
Vérifiez la taille du groupe dans le menu déroulant de la page Planificateur d'activités de votre activité, en bas du panneau Configuration d'événement, et assurez-vous qu'elle est réglée sur 1.
Définissez des créneaux horaires et ayez configurations de l'heure de passage valides.
Nombre de créneaux horaires
Pour permettre à vos apprenants de participer à la réunion virtuelle de chaque cas qui leur est demandé, le nombre de créneaux horaires d'une heure de passage doit être égal (ou multiple) du nombre de cas virtuels.
Cela garantira une rotation correcte des apprenants : au cours d'une heure de passage, chacun d'entre eux pourra participer à chaque rencontre virtuelle qu'il doit effectuer.
Ajouter une salle virtuelle à chaque cas aux Stations.
Vous pouvez gérer le même cas dans plusieurs salles virtuelles différentes, tout comme vous pouvez gérer le même cas sur plus d'une station.
Comme pour les salles physiques, vous ne pouvez pas affecter la même salle virtuelle à plusieurs cas.N'ajoutez pas de salles physiques à votre événement virtuel ou n'ajoutez pas simultanément des salles virtuelles et des salles physiques à des événements virtuels.
Seules les salles virtuelles fonctionnent dans ce paramètre.
Important
Les salles virtuelles ne fonctionnent pas comme des postes de travail autorisés, ce qui signifie que le renvoi automatique des utilisateurs vers les pages Présélection n'est pas assuré.
Les apprenants peuvent toujours accéder à leurs listes de contrôle, mais ils doivent sélectionner manuellement leur cas dans un menu déroulant, ce qui peut entraîner des erreurs dans la saisie des données.
Reportez-vous aux Paramètres d'activité recommandés mentionnés ci-dessus pour diriger vos apprenants vers la page Présélection des cas.
- Assignez un SP par cas
Avertissement
N'appliquez pas un modèle de structure de créneau horaire à votre événement.
Les PS sont chargés de lancer et de terminer les rencontres virtuelles.
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